এক্সেল পিভট টেবিলের ১০টি দারুণ টিপস: ডেটা অ্যানালাইসিস করুন প্রফেশনালদের মতো!

সবাইকে স্বাগতম! আপনারা যারা এক্সেলে কাজ করেন, তারা নিশ্চয়ই পিভট টেবিল (Pivot Table)-এর নাম শুনেছেন। এটি এক্সেলের সবচেয়ে শক্তিশালী টুলগুলোর মধ্যে একটি, যা দিয়ে বিশাল ডেটা সেটকে মুহূর্তেই সুন্দর এবং অর্থপূর্ণ রিপোর্টে পরিণত করা যায়।

সম্প্রতি আমি আমার ইউটিউব চ্যানেলে “পিভট টেবিলের ১০টি কার্যকরী টিপস” নিয়ে একটি ভিডিও তৈরি করেছি। অনেকেই ভিডিওটি দেখে উপকৃত হয়েছেন এবং একটি প্র্যাকটিস ফাইলের জন্য অনুরোধ করেছেন। তাই আপনাদের সুবিধার জন্য, সেই ভিডিওর বিষয়বস্তু নিয়েই আজকের এই ব্লগ পোস্টটি লিখছি। এখানে প্রতিটি টিপস বিস্তারিত আলোচনা করা হয়েছে এবং সাথে থাকছে একটি এক্সেল ফাইল, যা ডাউনলোড করে আপনারা আমার সাথে প্র্যাকটিস করতে পারবেন।

চলুন, আর দেরি না করে শুরু করা যাক!

File

আমার ইউটিউব ভিডিওটি দেখে নিন

যারা এখনো আমার ভিডিওটি দেখেননি, তারা নিচের লিংকে ক্লিক করে ভিডিওটি দেখে নিতে পারেন। ভিডিওতে প্রতিটি ধাপ হাতে-কলমে দেখানো হয়েছে, যা আপনাকে বিষয়গুলো আরও সহজে বুঝতে সাহায্য করবে।

(এখানে আপনার ইউটিউব ভিডিওর এম্বেড কোড যুক্ত করুন) [আপনার ইউটিউব ভিডিওর লিংক এখানে পেস্ট করুন]

পিভট টেবিলের সেরা ১০টি টিপস

নিচে সেই ১০টি টিপস আলোচনা করা হলো যা আপনার পিভট টেবিল ব্যবহারের অভিজ্ঞতাকে আরও সহজ ও কার্যকর করে তুলবে।

টিপ ১: ডেটা সোর্স সঠিকভাবে প্রস্তুত করুন

পিভট টেবিল বানানোর আগে আপনার মূল ডেটা টেবিলটি সঠিকভাবে সাজানো জরুরি। নিশ্চিত করুন যে:

প্রতিটি কলামের একটি ইউনিক হেডার বা শিরোনাম আছে।
টেবিলের মাঝে কোনো খালি সারি (blank row) বা কলাম (blank column) নেই।
ডেটাগুলো একটি টেবিল ফরম্যাটে (Ctrl + T) আছে। এতে নতুন ডেটা যোগ করলে পিভট টেবিল স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট করা সহজ হয়।

টিপ ২: ডেটা রিফ্রেশ করতে ভুলবেন না

আপনি যদি মূল ডেটা টেবিলে কোনো পরিবর্তন আনেন (যেমন নতুন ডেটা যোগ করা বা পুরোনো ডেটা এডিট করা), তবে পিভট টেবিলটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে না। আপনাকে ম্যানুয়ালি রিফ্রেশ করতে হবে।

যেভাবে করবেন: পিভট টেবিলের উপর রাইট-ক্লিক করে Refresh অপশনে ক্লিক করুন।

টিপ ৩: স্লাইসার (Slicer) ব্যবহার করে ডেটা ফিল্টার করুন

ফিল্টার করার জন্য ড্রপ-ডাউন মেন্যু ব্যবহার না করে স্লাইসার ব্যবহার করুন। এটি আপনার রিপোর্টকে অনেক বেশি ইন্টারঅ্যাকটিভ ও আকর্ষণীয় করে তুলবে।

যেভাবে করবেন: পিভট টেবিল সিলেক্ট থাকা অবস্থায় PivotTable Analyze ট্যাব থেকে Insert Slicer-এ ক্লিক করুন এবং যে ফিল্ডগুলোর উপর ফিল্টার করতে চান তা সিলেক্ট করুন।

টিপ ৪: টাইমলাইন (Timeline) দিয়ে তারিখ ফিল্টার করুন

আপনার ডেটাতে যদি তারিখ সম্পর্কিত কলাম থাকে, তবে টাইমলাইন ব্যবহার করে খুব সহজে মাস, বছর বা দিন অনুযায়ী ডেটা ফিল্টার করতে পারবেন।

যেভাবে করবেন: PivotTable Analyze ট্যাব থেকে Insert Timeline-এ ক্লিক করুন।

টিপ ৫: ক্যালকুলেটেড ফিল্ড (Calculated Field) তৈরি করুন

অনেক সময় মূল ডেটাতে না থাকলেও আপনার রিপোর্টে একটি নতুন কলামের প্রয়োজন হতে পারে। যেমন, বিক্রয়ের উপর ৫% কমিশন হিসাব করা। এর জন্য ক্যালকুলেটেড ফিল্ড ব্যবহার করুন।

যেভাবে করবেন: PivotTable Analyze > Fields, Items, & Sets > Calculated Field-এ গিয়ে নতুন ফিল্ড তৈরি করুন।

টিপ ৬: ভ্যালু ফিল্ড সেটিংস (Value Field Settings) পরিবর্তন করুন

পিভট টেবিল ডিফল্টভাবে নাম্বারগুলোকে Sum করে দেখায়। কিন্তু আপনি চাইলে এটিকে Count, Average, Max, Min বা Percentage (%) হিসেবেও দেখাতে পারেন।

যেভাবে করবেন: Values এরিয়ার ফিল্ডে ক্লিক করে Value Field Settings থেকে আপনার পছন্দের অপশনটি বেছে নিন।

টিপ ৭: নাম্বার ফরম্যাটিং ঠিক করুন

আপনার রিপোর্টের সংখ্যাগুলো যেন সহজে পড়া যায়, সেজন্য সঠিক নাম্বার ফরম্যাট ব্যবহার করুন। যেমন, টাকার অংকের জন্য কারেন্সি ($/৳) সিম্বল বা কমা (,) ব্যবহার করা।

যেভাবে করবেন: Value Field Settings > Number Format-এ গিয়ে ফরম্যাট পরিবর্তন করুন।

টিপ ৮: রিপোর্ট লেআউট (Report Layout) পরিবর্তন করুন

পিভট টেবিলের ডিফল্ট লেআউটটি অনেক সময় সেরা অপশন হয় না। আপনি আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী এটিকে Compact, Outline বা Tabular ফর্মে পরিবর্তন করতে পারেন।

যেভাবে করবেন: Design ট্যাব থেকে Report Layout অপশনটি বেছে নিন। আমি ব্যক্তিগতভাবে Tabular Form পছন্দ করি।

টিপ ৯: ডেটা গ্রুপিং (Grouping) ফিচার ব্যবহার করুন

তারিখ, সংখ্যা বা টেক্সটকে গ্রুপ করে রিপোর্টকে আরও সুন্দরভাবে উপস্থাপন করা যায়। যেমন, নির্দিষ্ট তারিখগুলোকে মাস বা বছর অনুযায়ী গ্রুপ করা।

যেভাবে করবেন: তারিখ বা সংখ্যার কলামের যেকোনো সেলে রাইট-ক্লিক করে Group অপশনে ক্লিক করুন।

টিপ ১০: GetPivotData ফাংশন বন্ধ করুন

পিভট টেবিলের বাইরে কোনো সেলে = লিখে পিভট টেবিলের কোনো সেলে ক্লিক করলে GETPIVOTDATA নামে একটি লম্বা ফর্মুলা চলে আসে, যা অনেকের জন্য অসুবিধাজনক। এটি বন্ধ করা যায়।

যেভাবে করবেন: PivotTable Analyze ট্যাবের বাম পাশে Options-এর ড্রপ-ডাউন থেকে Generate GetPivotData অপশনটি আন-টিক করে দিন।

প্র্যাকটিস ফাইল ডাউনলোড করুন

থিওরি তো অনেক হলো, এবার প্র্যাকটিস করার পালা! নিচের লিংকে ক্লিক করে এক্সেল ফাইলটি ডাউনলোড করে নিন এবং ভিডিও বা ব্লগ পোস্ট দেখে প্রতিটি টিপস নিজে চেষ্টা করুন।

➡️ পিভট টেবিল প্র্যাকটিস ফাইল ডাউনলোড করতে এখানে ক্লিক করুন (এখানে ক্লিক করুন)

আশা করি, এই টিপসগুলো আপনার এক্সেল স্কিলকে আরও এক ধাপ এগিয়ে নিয়ে যাবে। পিভট টেবিল নিয়ে আপনার কোনো প্রশ্ন বা মতামত থাকলে নিচে কমেন্ট সেকশনে অথবা আমার ইউটিউব ভিডিওর কমেন্টে জানাতে পারেন।

হ্যাপি লার্নিং!